Seit gut einem Jahr ist die erste Stufe der E-Rechnungspflicht in Deutschland Realität. Der 1. Januar 2025 markierte für die hiesige Wirtschaft den Einstieg in eine neue Ära der Buchhaltung, als der Gesetzgeber die verpflichtende Annahme elektronischer Rechnungen im B2B-Bereich vorschrieb. Wer heute, im Februar 2026, auf das vergangene Jahr zurückblickt, erkennt eine deutliche Veränderung in der administrativen Landschaft. Die anfängliche Skepsis ist in vielen Betrieben einer pragmatischen Routine gewichen. Doch Zeit zum Ausruhen bleibt kaum: Die nächste große Frist rückt näher. Ab 2027 greift für viele Unternehmen die Pflicht, E-Rechnungen auch aktiv zu versenden. Ein Blick auf den aktuellen Stand, die technischen Feinheiten und die notwendigen Schritte für die kommende Phase lohnt sich.
Mehr als nur ein PDF: Die Technik dahinter
Noch immer herrscht gelegentlich Unklarheit darüber, was der Gesetzgeber genau verlangt. Viele Büroangestellte nutzen seit Jahren den Versand von Rechnungen per E-Mail und wähnten sich damit bereits digitalisiert. Doch eine reine PDF-Datei erfüllt die strengen Kriterien der EU-Norm EN 16931 meist nicht. Eine echte elektronische Rechnung ist technisch gesehen ein strukturierter Datensatz. Während ein PDF ein digitales Bild für das menschliche Auge darstellt, liefert die E-Rechnung rohe Daten, die von Maschinen direkt interpretiert werden können.
Der Unterschied ist gravierend: Bei einem herkömmlichen PDF muss eine Software (oder ein Mensch) versuchen, die Informationen wie Rechnungsnummer, Steuerbetrag oder Lieferdatum aus dem visuellen Layout herauszulesen. Dies führt oft zu Fehlern. Ein strukturierter Datensatz hingegen übergibt diese Informationen in fest definierten Feldern. Das empfangende System weiß exakt, an welcher Stelle die IBAN steht und welcher Betrag welchem Steuersatz zugeordnet ist. Diese Eindeutigkeit ist die Basis für jede weiterführende Automatisierung im Rechnungswesen.
XRechnung und ZUGFeRD im täglichen Einsatz
In den letzten 14 Monaten haben sich zwei Formate als Marktstandard in Deutschland gefestigt. Unternehmen mussten lernen, mit beiden umzugehen, da der Empfang seit Anfang 2025 verpflichtend ist.
Die XRechnung ist der Favorit der öffentlichen Verwaltung und bei reinen Datenaustauschprozessen. Sie besteht aus einem XML-Datensatz, der für den Menschen ohne Hilfsmittel kaum lesbar ist. Wer eine XRechnung öffnet, sieht kryptische Code-Zeilen. Softwarelösungen visualisieren diese Daten jedoch mittlerweile problemlos, sodass der Sachbearbeiter eine gewohnte Rechnungsansicht erhält.
Das Format ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) hingegen hat sich als brückenbildende Technologie erwiesen. Es bettet den strukturierten XML-Datensatz in eine visuell lesbare PDF-Datei ein. Der Vorteil liegt auf der Hand: Der Mensch kann das Dokument wie gewohnt lesen und prüfen, während das Buchhaltungssystem im Hintergrund auf die XML-Daten zugreift. Gerade in der aktuellen Übergangsphase, in der viele kleine Betriebe ihre Prozesse noch umstellen, bietet dieses Hybridformat eine pragmatische Lösung. Beide Standards erfüllen die gesetzlichen Vorgaben, sofern sie der aktuellen Version entsprechen.
Beschleunigung der Abläufe als Gewinn
Die Erfahrungen des letzten Jahres zeigen, dass die anfängliche Zwangsumstellung für viele Betriebe positive Nebeneffekte hatte. Wer den Rechnungseingang konsequent digitalisiert hat, profitiert heute von deutlich schnelleren Durchlaufzeiten.
Das manuelle Abtippen von Kopfdaten gehört in modernen Buchhaltungen der Vergangenheit an. Fehlerquellen wie Zahlendreher bei der Bankverbindung oder falsche Referenznummern sind nahezu eliminiert, da die Daten direkt aus dem Datensatz des Lieferanten übernommen werden. In Verbindung mit einem leistungsfähigen ERP-System (Enterprise Resource Planning) sind weitere Automatisierungen möglich.
Stimmt die eingegangene E-Rechnung mit der hinterlegten Bestellung und dem Wareneingang überein, kann das System die Zahlung theoretisch vollautomatisch anweisen. Diese sogenannte Dunkelverarbeitung entlastet die Mitarbeiter von routinemäßigen Prüfaufgaben. Sie können sich stattdessen auf Klärfälle konzentrieren, bei denen Abweichungen auftreten. Die schnellere Bearbeitung sichert zudem Skontoerträge, da Liegezeiten in der Poststelle oder bei der internen Verteilung entfallen.
Der Blick nach vorn: Fristen für den Versand
Während die Empfangspflicht seit über einem Jahr gilt und von jedem inländischen Unternehmen beachtet werden muss, steht nun die nächste Stufe des Wachstumschancengesetzes vor der Tür. Der Fokus verschiebt sich vom Nehmen zum Geben.
Ab dem 1. Januar 2027 wird es für umsatzstarke Unternehmen ernst. Betriebe, die im vorangegangenen Jahr einen Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro erzielt haben, müssen ihre Rechnungen im B2B-Bereich zwingend elektronisch ausstellen. Die bisherige Wahlfreiheit entfällt für diese Gruppe. Papierrechnungen oder einfache PDF-Dokumente sind dann für steuerbare Umsätze zwischen Unternehmen nicht mehr zulässig.
Kleinere Unternehmen mit einem Umsatz unterhalb dieser Schwelle haben noch eine Schonfrist bis zum 1. Januar 2028. Spätestens dann gilt die Versandpflicht flächendeckend für alle B2B-Transaktionen in Deutschland. Es ist jedoch ratsam, nicht bis zum letzten Tag zu warten. Viele Großkunden fordern bereits heute von ihren Lieferanten elektronische Formate, um die eigenen Eingangsprozesse zu straffen. Wer hier technisch nicht lieferfähig ist, riskiert Wettbewerbsnachteile.
Integration in die Unternehmenssoftware
Die technische Hürde für den Versand ist oft niedriger als befürchtet, erfordert aber eine saubere Konfiguration der eigenen Systeme. Die meisten Anbieter von Rechnungsprogrammen und Warenwirtschaftssystemen haben ihre Hausaufgaben gemacht und entsprechende Updates bereitgestellt.
Für Unternehmen bedeutet dies konkret: Man muss prüfen, ob die Stammdaten der Kunden auf dem aktuellen Stand sind. Für den elektronischen Versand ist oft eine spezielle Leitweg-ID oder eine dedizierte E-Mail-Adresse des Empfängers notwendig. Diese Daten müssen sauber im System gepflegt sein. Zudem sollten die Workflows angepasst werden. Eine E-Rechnung wird nicht mehr ausgedruckt und per Post versendet. Sie verlässt das System direkt digital.
Hierbei ist ein zentraler Rechnungsausgangskorb hilfreich, der den Status der versendeten Rechnungen überwacht. Sendeprotokolle dienen als Nachweis, dass eine Rechnung den Empfänger erreicht hat. Dies ist insbesondere für das Mahnwesen und die Liquiditätsplanung von Bedeutung.
Rechtssichere Archivierung
Ein Aspekt, der im Eifer der Umstellung 2025 oft vernachlässigt wurde, rückt nun stärker in den Fokus der Betriebsprüfer: die Aufbewahrung. Für E-Rechnungen gelten dieselben Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren wie für Papierbelege. Allerdings ändern sich die technischen Anforderungen.
Nach den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) muss das Originalformat archiviert werden. Wurde eine Rechnung als XML-Datensatz empfangen, muss auch dieser Datensatz unveränderbar gespeichert werden. Ein Ausdrucken und Abheften des „Code-Salats“ genügt nicht, ebenso wenig das alleinige Speichern einer visualisierten PDF-Kopie, wenn das Original ein reiner XML-Datensatz war.
Unternehmen benötigen daher ein digitales Archiv oder ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), das Manipulationen ausschließt und die Daten über den gesamten Zeitraum lesbar hält. Das bloße Ablegen im Windows-Explorer ist risikobehaftet, da Dateien dort versehentlich gelöscht oder überschrieben werden können.
Das Jahr 2026 dient vielen Unternehmen als Konsolidierungsphase. Die Empfangskanäle stehen, nun geht es darum, die Prozesse für den ausgehenden Rechnungsverkehr zu schärfen. Wer diese Zeit nutzt, um seine IT-Landschaft aufzuräumen und Medienbrüche abzuschaffen, wird feststellen, dass die E-Rechnung weit weniger ein bürokratisches Monster ist, als vielmehr ein wirksames Werkzeug für mehr Klarheit in den eigenen Zahlen.
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